Mediante Resolución No. 063-2025, de 4 de septiembre de 2025, el Pleno del Consejo de la Judicatura expidió el Reglamento para tramitar la autorización de salida del país de niños, niñas y adolescentes en el servicio notarial a nivel nacional. El nuevo reglamento sustituye las reglas previas al establecer un procedimiento uniforme, con formularios estandarizados, entrevistas obligatorias, medidas de verificación biométrica y mayores seguridades en los testimonios notariales, con el fin de garantizar el interés superior de los menores, la seguridad jurídica y la prevención de vulneraciones a los derechos humanos.

El reglamento se estructura en tres capítulos:

• Capítulo I – Generalidades. Define el objeto, el ámbito de aplicación (todas las notarías del país), la exclusión de casos de movilidad humana con necesidad de protección internacional, y los principios que rigen el trámite (independencia, celeridad, uniformidad, seguridad jurídica, interés superior de niños, niñas y adolescentes, entre otros).

• Capítulo II – Procedimiento notarial. Regula en detalle el trámite que deben seguir las notarías:
  
  
  1. Petición. Los solicitantes deben presentar el formulario oficial (anexo 1 si viajan con uno de los progenitores, anexo 2 si viajan solos o con terceros) disponible en la página del Consejo de la Judicatura, junto con documentos que acrediten identidad, parentesco o calidad de comparecencia. No se admitirán otros formatos.
  2. Verificación documental. El notario debe exigir la cédula de identidad y certificado de votación, verificando validez, identidad, condición de discapacidad y obligaciones cívicas. Las copias certificadas de estos documentos deben incorporarse al expediente.
  3. Entrevista. Se entrevista a los comparecientes para confirmar la información y detectar posibles alertas de riesgo. Si se actúa mediante poder otorgado en otra notaría, consulado o en el extranjero, el notario debe verificar su idoneidad y dejar constancia.
  4. Registro en sistema. El trámite debe ingresarse al Sistema Informático Notarial (SIN) o en el sistema autorizado por el Consejo de la Judicatura, registrando la identidad y calidad de los comparecientes y beneficiarios.
  5. Acta notarial. Se levanta un acta con el modelo homologado (anexo 3), firmada por comparecientes y notario, donde se formaliza la autorización. En esta acta se incorporan huellas dactilares y fotografía de los comparecientes.
  6. Protocolo. El acta, junto con la petición, documentos habilitantes y la constancia fotográfica, se incorpora al protocolo notarial.
  7. Testimonios. El notario entrega dos testimonios del acto, que deben incluir seguridades adicionales (holograma, sello seco, código QR u otros) para garantizar su autenticidad.
  8. Actos complementarios. El notario puede realizar consultas biométricas al Registro Civil, certificar documentos o incorporar poderes, pero sin generar cobros adicionales.

Adicionalmente, el reglamento prohíbe expresamente la comparecencia telemática: el trámite debe ser presencial ante el notario. Los notarios están facultados a suspender o negar el servicio si identifican riesgos como suplantación de identidad, migración riesgosa, trata de personas o tráfico ilícito de migrantes, notificando de inmediato al Ministerio del Interior y a la Policía Nacional.

• Capítulo III – Control y seguimiento. Las Direcciones Provinciales del Consejo de la Judicatura deberán realizar controles al menos una vez al año, pudiendo activar acciones legales y administrativas frente a incumplimientos. Se califica como cobro indebido la exigencia de actos notariales adicionales no contemplados en el reglamento.

El reglamento también establece:

• Disposición general. Si la autorización de salida es por más de seis meses, el notario debe notificar al Ministerio de Relaciones Exteriores dentro de los dos días hábiles previos al viaje.
• Disposiciones transitorias. Prevén la elaboración de un banco de preguntas para entrevistas (8 días), directrices específicas para casos de movilidad humana (15 días), capacitación obligatoria a notarios sobre prevención de trata y tráfico ilícito de migrantes (60 días), y registro de elementos de seguridad (30 días).
• Disposiciones finales. Encargan a varias direcciones del Consejo de la Judicatura la ejecución del reglamento y disponen la difusión permanente de sus contenidos a la ciudadanía.