Autor: Juan Esteban Navas
Mediante Oficio No. SPDP-IRD-2025-0065-O, la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) respondió a una consulta que abordaba tres temas principales: (i) la viabilidad del uso de datos biométricos para el registro de asistencia de servidores públicos en función del interés general, (ii) el derecho de acceso de trabajadores o extrabajadores a documentos generados en el marco de la relación laboral, y (iii) la posibilidad de ejercer el derecho de rectificación respecto de información errónea sobre la forma de terminación del contrato de trabajo.
1. El tratamiento de datos biométricos para fines de control de asistencia solo es válido bajo condiciones estrictas
La SPDP ratificó lo estipulado en el Oficio No. SPDP-IRD-2025-0031-O, de marzo de 2025, sobre el uso de datos biométricos para el registro de asistencia de trabajadores. Agregó que el tratamiento de datos biométricos —como huellas dactilares o reconocimiento facial— para fines de control de asistencia únicamente puede considerarse válido cuando:
- Se supera el test de proporcionalidad, lo que implica que el tratamiento sea adecuado, necesario, pertinente y no excesivo respecto de su finalidad.
- No se identifican riesgos altos ni críticos tras el análisis de riesgos correspondiente.
- Se ha realizado una evaluación de impacto que contemple medidas de mitigación pertinentes, proporcionales y necesarias frente a los riesgos del tratamiento de estos datos.
Además, incluso si se cumplen los tres requisitos anteriores, el empleador deberá obtener el consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del titular. Para que dicho consentimiento se considere válido, se debe ofrecer al titular la posibilidad real de escoger entre distintas alternativas para registrar su asistencia. En este contexto, el uso de datos biométricos solo puede ser la última opción, no la primera ni la única.
Así, frente a la pregunta de si el interés general puede invocarse como base legitimadora para este tratamiento en el caso de servidores públicos, la SPDP concluyó que el interés general no es una base habilitante reconocida por la Constitución ni por el artículo 26 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), por lo que no resulta aplicable en este caso.
2. Los trabajadores tienen derecho a acceder a toda la información personal generada durante su relación laboral
La SPDP también aclaró que los trabajadores y extrabajadores tienen derecho a solicitar el acceso a todos los documentos que contengan datos personales generados durante su relación laboral. Esto incluye, entre otros, contratos de trabajo, avisos de entrada y salida del IESS, roles de pago y documentos relacionados con la desvinculación.
El fundamento para esta afirmación se encuentra en el artículo 13 de la LOPDP, que reconoce el derecho de acceso a los datos personales que identifiquen o hagan identificable al titular, incluidos aquellos generados en el contexto de una relación laboral.
3. La rectificación de la causa de terminación laboral solo procede con sentencia judicial ejecutoriada
Finalmente, respecto a la posibilidad de solicitar la rectificación de información laboral errónea o desactualizada —como el registro de una renuncia cuando en realidad existió otra causal de terminación—, la SPDP precisó que se trata de una cuestión de hecho. En consecuencia, solo podrá rectificarse si una autoridad judicial ha declarado la verdadera causal mediante sentencia ejecutoriada y pasada en autoridad de cosa juzgada.
Una vez se cuente con dicha sentencia, el titular podrá ejercer su derecho de rectificación ante el responsable del tratamiento de sus datos personales.
La SPDP recordó que este pronunciamiento debe entenderse en su totalidad y que su aplicación es responsabilidad exclusiva de quien consulta.
