Autor: Martín Bonilla
Mediante Oficio No. SPDP-IRD-2025-0017-O, la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) absolvió una consulta relacionada con la obligación de designar un Delegado de Protección de Datos Personales (DPD) en el contexto del servicio notarial. En su pronunciamiento, la autoridad también analizó el acceso público a escrituras matrices o compulsas notariales a la luz de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).
Acceso a información notarial y protección de datos personales
La Superintendencia confirmó que el derecho a solicitar copias o testimonios de escrituras públicas notariales está previsto en el artículo 40 de la Ley Notarial, lo cual responde a principios de transparencia y acceso a la información pública. No obstante, señaló que ese acceso debe armonizarse con el derecho fundamental a la protección de datos personales.
En ese sentido, la entrega o consulta de documentos notariales que contienen datos personales constituye una forma de tratamiento de datos, y debe cumplir con los requisitos establecidos en la LOPDP. Esto incluye contar con una base legitimadora válida y con el consentimiento del titular de los datos, conforme a los artículos 7, 8 y 33 de la Ley.
La SPDP enfatizó que este tratamiento debe regirse por los principios de juridicidad, lealtad, finalidad, pertinencia, minimización y proporcionalidad, y debe sustentarse en un análisis de riesgos y en la aplicación de medidas de seguridad técnicas, organizativas y legales, como la anonimización de datos no relevantes.
¿Quién debe designar al DPD en el contexto notarial?
Respecto de la consulta principal —quién es responsable de designar al Delegado de Protección de Datos Personales en notarías—, la SPDP concluyó que no es responsabilidad de cada notaría individual nombrar a un DPD, ya que estas no ejercen funciones de máxima autoridad dentro de una entidad pública, según lo previsto en el artículo 49 de la LOPDP.
Sobre la posibilidad de que sea el Consejo de la Judicatura quien designe un único DPD para todo el servicio notarial, la SPDP indicó que se trata de una hipótesis que aún no ha sido regulada, y que en el futuro se expedirá la normativa correspondiente para determinar el régimen aplicable.
Por el momento, la Superintendencia se abstiene de pronunciarse sobre esa alternativa específica, dejando a salvo que será regulada oportunamente.
